Yeni Görev Nasıl Oluşturulur?

Aktif Görevler nesnesine  çift tıklandığında "Aktif Görevler" listeleme ekranı açılacaktır. Listeleme ekranı üstünde bulunan menüden "Yeni" simgesine tıklanarak yeni görev oluşturulmaya başlanabilir. Görev oluşturma hakkı yetki verilen personeller için geçerlidir.

Açılan "Yeni Kayıt (Aktif Görev)" ekranında öncelikle Görevi Başlatan" personel seçilmelidir. Her personel sadece kendisini seçebilir. Sonrasında ise açıklama alanına görevi tanımlayan açıklayıcı metin yazılmalıdır.

Görev oluşturulurken sadece atanan proje seçilirse, seçilen projede yer alan tüm personellerin "Havuzdaki Görevler" listeleme ekranında oluşturduğunuz görev listelenir. İlgili personellerden birisi görevi üstlenirse, görev havuzdan alınarak ilgili personele atanmış olur.
Sadece atanan personel seçilirse  görev, seçilmiş olan personelin aktif görevler listeleme ekranında yer alır.

Sadece personel veya proje seçebildiğiniz gibi hem projeyi hem de personeli seçerek, seçilen personele istediğiniz projeyi atayabilirsiniz.

NOT: Önce proje seçilir, sonrasında personel seçilmek istenirse personel ekranında sadece projede yer alan personeller listelenecektir.

Proje ile ilgili genel tanımlamalar yapıldıktan sonra en önemli bölümlerden birisi Görev tipinin belirlenmesi gerekmektedir.

Oluşturulan görev şirkete ait bir görev ise Görev Tipi olarak NORMAL yada PLANLANMIŞ seçilmelidir.

Oluşturulan görev kişisel bir görev ise Görev Tipi olarak KİŞİSEL seçilmelidir. Kişisel seçilen görevler Tüm faaliyetler ekranında listelenmezler.

Projenin Başlangıç-Bitiş ve Hatırlatma Zamanları

Görevinizin Başlangıç - Bitiş ve Hatırlatma zamanlarını ilgili alan sonunda bulunan simgesine tıklayarak açılan saat ve takvimden tanımlayabilirsiniz. Takvimi açmadan tarih ve zaman bilgisini direkt elle de yazabilirsiniz. Örneğin 09.06.2011 14:00

Hatırlatma zamanını, görevi atanan yani görev sahibi personel belirler. Belirlenen hatırlatma tarihi ve saati geldiğinde ekranda personeli uyarıcı bir ekran açılacaktır.

Görevin açıklaması, Görevin bitiş zamanına ne kadar süre kaldığı ekranda görüntülenmektedir. Görev ile o an ilgilenemeyecekseniz size daha sonra hatırlatması için hatırlatma zamanını bu ekran üzerinden değiştirebilirsiniz. Hatırlatma süresini değiştirmek için ekranın altında bulunan ve aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterilen dakika alanına tıklanır. Ertelenmesi istenilen süre seçilir ve "Ertele" butonuna tıklanır.

Erteleme zamanı bittiğinde aynı ekran tekrar açılarak göreviniz hatırlatılacaktır. NOT: Görevin bitiş saati, sistem tarafından 18:00 mesai saati bitişi olarak tanımlanmıştır.

Bayrak tipi ve hatırlatma alanları atanan personel tarafından belirlenmelidir. Önemi: Görevin önem derecesinin belirlendiği alandır.

Etki: .Görevin etkisinin belirlendiği alandır.

Bayrak Tipi: Görevin atandığı personel tarafından belirlenir. Görevin kendisi için önem derecesini belirler.

GÖREV İLGİLİLERİ

İlgililer sekmesine geçiş yapıldığında oluşturulan görevin hangi "Görev Grubu" ile ilişkili olduğu bilgisi burada tanımlanır.

Görevi hangi personelin onaylayacağı ise "Onaylayacak Personel" alanından belirlenir. Eğer görev için "Onaylayacak Personel" seçilmiş ise görev sahibi personel görevi tamamladığında, görev artık görevin sahibinin aktif görevlerinden çıkarılır ve "Onaylayacak Personelin" aktif görevlerinde yer alır. Onaylayacak personelin ekranında görev aşağıdaki gibi görüntülenir.

Eğer görev için "Onaylayacak Personel" seçilmemiş ise,  görev sahibi görevi tamamladığında Görevin son durumu "Tamamlandı (Onay Bekliyor)" olarak değişecektir.

Projenin hangi firma ve firma ilgilisi ile ilişkili olduğunu ise ilgili alanların sonunda bulunan simgesine tıklayarak açılan listeden seçebilirsiniz.

Görevi izleyecek olan personelleri, ilgili alanı altındaki satırları kullanarak ekleyebilirsiniz. Yeni satır eklemek için sağ tarafta bulunan simgeler kullanılabilir. Buraya eklenen personeller, kendi Orkestra sistemlerine giriş yaptıklarında "İzlenen Görevler" listeleme ekranında hangi görevlere ilgili personel olarak eklendiklerini görebilirler.

İŞ TANIMI / İŞ DEĞERLENDİRME RAPORU

İş tanımı sekmesine geçiş yapıldığında ise göreve ait iş tanımı ve İş Değrlendirme Raporu ekrandaki ilgili yerelere yazılmalıdır.

TOPLU ATAMA

Oluşturulan görev birden fazla personele atanmak istenirse "Toplu Atama" sekmesinde bulunan "Filtre" kullanılır. 

Yeni filtre oluşturmanın yanı sıra "Tanımlı Filtre" kullanılarak da filtreleme işlemi kısa sürede yapılabilir. Burada yüklemek istediğiniz "Tanımlı Filtre", Personeller listeleme ekranında tanımlanan filtrelerdir.

Görevin atanacağı personeller filtrelenmeden önce "Atama Metodu" belirlenir.

Toplu atama kullanma: Varsayılan olarak seçili durumda olan metottur. Görev sadece Atanan personele yada Atanan projeye gönderilir.

Sadece Uygun Personel Varsa Görev Oluştur: Oluşturulan filtreye uygun personeller varsa görev oluşturulur uygun personel yoksa görev oluşturulmaz.

Uygun Personel Yoksa Atananı Kullan: Oluşturulan filtre tanımına uygun personel yoksa Görevin başında seçilen "Atanan Personel" yada "Atanan Proje" kullanılır.

BAĞLANTILAR / EKLENTİLER

Bağlantılar/Eklentiler sekmesi görevlere ek ve destekleyici bilgi eklemek için kullanılır. Görev ile ilgili olan web bağlantıları, Orkestra nesne kartları, sunucuda bulunan dosyalar ve bilgisayarınızda kayıtlı olan dosyalar bağlantılar/eklentilere eklenebilir.
Yeni bağlantı eklemek için;
Yeni butonuna tıklanır ve açılan ekrandan bağlantı/eklenti tipi seçilir. Aynı ekran üzerinde bulunan "İleri" butonuna tıklanarak eklenecek bağlantılar seçilir ve kayıt işlemi tamamlanır. Aşağıda 4 bağlantı tipine ait eklentiler listelenmiştir.

Göreve Bağlantı nasıl eklenir? ayrıntılı incelemek için tıklayınız

Görevler sonlandırıldığında (kapatıldığında) sunucu dosya bağlantılarının hepsi sistem tarafından  otomatik olarak salt okunur olarak değiştirilir.

YORUMLAR

Görevi başlatan, görevin sahibi ve izleyicileri görev süresince görev ile ilgili yorumlarını, düşüncelerini ve önerilerini görev kartı üzerinde bulunan "Yorumlar" sekmesi üzerinde yazabilirler. Her personel kendi yazdığı yoruma müdahale edebilir. Bir kullanıcı, başka bir kullanıcının yazdığı yorumu değiştiremez, silemez.

GÜNCELLEMELER

Güncellemeler sekmesine geçiş yapıldığında ise Görev içerisinde yapılan tüm değişikliklerin (Bayrak tipi, önemi, etki, başlangıç bitiş tarihi, hatırlatma zamanı, tamamlanma yüzdesi, izleyiciler, ilgili firma, iş tanımı v.b.) kaydı tutulur.

Bu ekranda "Sil" butonu yoktur. Görevde yapılan değişiklik listesini hiçbir kullanıcı silemez.

Listede bulunan kayıtların herhangi birine tıklayarak hangi alan üzerinde değişiklik yapıldığını, değişikliği kimin ne zaman yaptığını görebilirsiniz. Aşağıdaki örnekte 09.06.2011 tarihinde "aysel" kullanıcısının, görevin Önem derecesini, Tamamlanan yüzde değerini, Hatırlatma Zamanını ve Bayrak Tipini değiştirdiğini görebilirsiniz.

YÖNLENDİRME

Yönlendirmeler sekmesinde ise görevde yönlendirme yapılmışsa hangi kullanıcının ne zaman yönlendirme yaptığı bilgisine ulaşılabilir. Yönlendirme hakkında detaylı bilgi almak için tıklayınız

KATEGORİLER

Görevler aynı zamanda birer faaliyettir. Bundan dolayı görev kartı üzerinde hem "Görev Kategorisi" hem de "Faaliyet Kategorisi" bulunmaktadır. Görev Kategorileri; Görev Yönetimi modülünde, Görev Tanımları nesnesinde tanımlanmaktadır. Faaliyet kategorileri ise "Listeden Ekle" yada "Ağaçtan Ekle" butonlarını kullanarak oluşturabilir ve ekleyebilirsiniz.