Basılı Gönderim Oluşturma

Zengin Metin şablonlarını kullanarak yeni "Basılı Gönderim" oluşturmanın 3 yolu vardır.

1- Basılı Gönderimler Listeleme ekranında (Kayıt Listesi) bulunan menüden "Yeni" butonuna tıklanır.
2- Listeleme ekranında iken herhangi bir alana fare ile sağ tıklandığında açılan seçeneklerden "Yeni" komutu seçilir.
3- Klavyenizde bulunan "Insert" tuşu kullanılır.



Açılan "Basılı Gönderim Sihirbazı" ekranında bulunan "Açıklama" alanına gönderiye ait, gönderiyi anlatan açıklama tanım yazılır. Daha sonrasında "Şablon" alanı yanında bulunan simgesine tıklanır. Açılacak olan ekran "Zengin Metin Şablonları" listeleme ekranıdır. Gönderiniz ile ilgili olan şablonu seçtikten sonra "İleri" butonuna tıklayarak bir sonraki adıma geçiniz. Açıklama yada şablon alanlarından birisi doldurulmadığı taktirde bir sonraki adıma geçemezsiniz.

Basılı Gönderiminizle beraber gitmesini istediğiniz bir gönderim paketi varsa  paket seçim işlemi ve düzenlemeleri bu ekrandan yapılır.
Daha önceden oluşturmuş olduğunuz gönderimde burada seçtiğiniz paketin aynısını ve alıcılarda da burada seçeceğiniz alıcılardan bir yada bir kaçını seçmişseniz buradaki seçiminizde dikkatli olmalısınız.

Örneğin "B" alıcısı ve "2010 Yeni Yıl Paketimiz" olsun.

Aynı Paketi Alıcılara bir defa gönder seçilirse: 2010 Yeni Yıl Gönderi paketi daha önce "B" alıcısına gönderilmişse bu gönderimde tekrar "B" alıcısı için gönderim oluşturulmaz.

Aynı Paketi Alıcılara her durumda gönder seçilirse: 2010 Yeni Yıl Gönderi paketi daha önce "B" alıcısına gönderilmişse daha önceki gönderimlere bakılmaz. Ve "B" alıcısı için yeni gönderim oluşturulur.

Aynı Paketi Tekrar gönderim için sor seçilirse: 2010 Yeni Yıl Gönderim paketi daha önce"B" alıcısına gönderilmişse ve bu gönderimde de aynı paket ve kullanıcılar seçilmişse uyarı ekranı açılır. Sizin istediğiniz dahilinde kullanıcıya gönderim yapılır yada yapılmaz.

Paketin hangi alıcılara hangi durumda gönderileceğini belirledikten sonra gönderiye eklenecek paket "Gönderim Paketi" alanı sonundaki simgesi kullanılarak seçilir. Paket seçildiğinde paketin içerisinde bulunan öğeler "Gönderi Paketi İçeriği" alanında listelenir. Paket seçimi yapılmayacaksa bu ekran üzerinde hiç bir işlem yapılmadan "İleri" butonu kullanılarak bir sonraki ekrana geçilebilir.

Gönderim Paketinin devamında açılan "Alıcılar Seçimi"  ekranında  gönderimin yapılacağı alıcılar tanımlanır. Adresleri boş olan alıcılar varsa ve bu alıcılar içinde gönderim oluşturulmak isteniyorsa "Boş Adrese İzin Ver" kutusuna seçim yapılmalıdır. Boş bırakıldığı zaman adres alanları boş olan alıcılar listede otomatik olarak  görüntülenmeyecektir.

Alıcı Seçim Ekranında ;
1 numara ile işaretlenmiş alanı kullanarak "İlgili Kişi" listesine ulaşabilirsiniz.
2 numara ile işaretlenmiş alanı kullanarak "Firmalar" listesine ulaşabilirsiniz.
3 numara işaretlenmiş alanı kullanarak Sihirbazdan Kişi/Firmaları seçebilirsiniz.

Alıcılarınızı "Listeden Ekle" butonunu kullanarak da ekleyebilirsiniz. Açılacak olan ekranda "Kişi" ve "Firmalar" toplu olarak listelenecektir. Menüde bulunan ve aşağıda gösterilen "İlgili Tercihi" simgesine tıkladığınızda gönderinizin gideceği adresleri ( iş/mektup adresi, Ofis İtribat Adresi v.b.) belirleyebilirsiniz.

Alıcı seçmenizin diğer bir yolu ise "Dağıtım Listelerini" kullanmaktır. Oluşturulmuş "Dağıtım Listelerini" kullanarak belirli kategorilerdeki alıcılarınızı listeye daha hızlı ekleyebilirsiniz.

Alıcı seçiminizi Sihirbazı ( yukarıda 3 numara ile işaretlenen alan ) kullanarak da yapabileceğinizi söylemiştik. Sihirbaza tıkladığınızda aşağıda bulunan "Kaynak Seçimi" ekranı açılacaktır. Seçimini yapacağınız kişi/firmanın kaynağını seçerek işleme devam ediniz.

Kaynak olarak "Gönderiler" seçilirse daha önce gönderilmiş olaran göneriler  (e-posta, faks, mektup v.b) içerisinden seçim yapılır. Filtreler kullanılarak hedeflenen ilgililer seçilebilir.
Örn: 2010 Yeni Yıl Mektubu gönderdiğiniz alıcılara mail göndermek isterseniz bu işlemi sihirbazı ve filtreleri kullanarak kolayca yapabilirsiniz.

Kaynak seçimi / Seçenekler alanında bulunan "Seçilen Kayıtlar"  alanında "Eklensin" seçili durumda ise eklediğiniz alıcılar listeye eklenecektir. Eklediğiniz kişilere "Dağıtım Listesinde" olduğu gibi açıklama yazabilirsiniz. Kaynak seçimi ekranında seçim işleminiz bittiğinde "İleri" butonunu kullanarak "İlgili Kişi" ekranına geçiş yapabilirsiniz.

Gönderiler Ekranında kişi/firmalara göndermiş olduğunuz tüm gönderiler (e-posta, gelen faks, giden faks mektup, sms) saklanmaktadır. Filtreleme özelliklerini kullanarak  alıcılarınızı seçebilirsiniz. Seçimlerinizi yaptıktan sonra İleri butonuna tıklayarak Seçtiğiniz kişi/firma alıcılarınız listeleyebilirsiniz.

Gönderim işlemini tamamlamadan önce önceki ekranlarda  ( kişi listesi, paket ekleme v.b. ) değişiklik yapmak isterseniz "Geri" butonunu tıklayarak diğer ekranlara geçiş yapabilirsiniz. Öncesinde yada sonrasındaki ekranlarda yaptığınız seçimlerde değişme olmaz. Listenizdeki kişileri kontrol ettikten sonra "Son" butonuna tıklayarak Sihirbazı kapatabilirsiniz. Kişi/ firmalarınız "Alıcılar" listenize eklenecektir. "İleri" butonuna tıklayarak bir sonraki ekrana geçiş yapınız.

Gönderim Özeti ekranında gönderim ile ilgili özet bilgiler bulunur. Gönderinizi hemen göndermek istiyorsanız "Hemen Göndermeye Başla" seçilmelidir. Eğer gönderinizin Hazır Durumda bekletilmesini istiyorsanız "Gönderi Durumu"altındaki "Hazır Durumda Beklet" seçeneğini seçiniz.

Aynı İlgili Kişi /Firma "Sadece bir gönderi oluştur" seçilirse o kayıt için sadece 1 gönderi oluşturulur.
Örn: "B" alıcısı hem ilgili kişilerden eklenmiş. Hem de eklediğiniz "Dağıtım Listesinin" içerisinde bulunuyor. Birisi için ev diğeri içinde ofis adresi seçilmiş. Bu durumda "B" kişisi için tek gönderi oluşturulur. Eğer "Her Biri İçin Ayrı Gönderi" oluştur seçilirse "B" kişi kaç kere seçilmişse o sayısa gönderim oluşturulur.

Yukarıdaki işlemler tamamlandıktan sonra "Son" butonuna tıklanır.

Gönderiniz artık oluşturulacaktır. İşleme devam edilsin mi sorusuna "Evet" cevabı verilirse gönderiler belirlediğiniz duruma göre ya gönderilir yada hazırda bekletilir. Hazırda bekletilen gönderiler istenilen zamanda alıcılarına gönderilir.