Yeni E-Defter Nasıl Oluşturulur?

Orkestra E-Defter programı ile Yevmiye ve Büyük Defter (Defter-i Kebir) dosyaları oluşturulur. Orkestra E-Defter programı Yevmiye ve Büyük Defter oluşturulurken Muhasebe Programı üzerinde oluşturulmuş "Muhasebe Fişlerini" verilen tarih aralığında otomatik olarak alır ve Defterleri oluşturur.

Orkestra E-Defter programı açıldığında Bağlantı Bağlantı tipi seçildikten sonra Defterlerin oluşturulacağı firmaya "Firma Seç" butonu ile bağlanılır.

1- İlgili firma açıldıktan sonra gelen ekranda "Yeni Defter" butonuna tıklayınız.

2- Açılan ekran üzerinde Bulunan Alanlara;

Oluşturan Adı Soyadı: Defterleri oluşturuan kişini Adı ve Soyadı yazılır.

Hazırlanan Veriler: Bu seçenekte Yevmiye ve Büyük Defteri birlikte oluşturulacağı gibi ayrı ayrı olarakda oluşturma seçeneği kullanıcıya bırakılmıştır.

• Yevmiye Defteri ve Büyük Defter: Bu seçeneğin seçilmesi durumunda Yevmiye Defteri ve Büyük Defter birlikte oluşturulur.
• Sadece Yevmiye Defteri: Bu seçeneğin seçilmesi durumunda Sadece Yevmiye Defteri oluşturulur.
• Sadece Büyük Defter: Bu seçeneğin seçilmesi durumunda Sadece Büyük Defter oluşturulur.

Hedef Klasör Yolu: Yerel bilgisayar üzerinde bir dosya yolu belirtilir. Defterler oluşturulduğunda belirlenen dosya üzerinde otomatik olarak dosyalar oluşur. Firmanın Vergi Kimlik numarası/Yıl Bilgisi/Ay Bilgisi yolu üzerinde "Kebir, Xslt ve Yevmiye" dosyaları oluşturularak ilgili Defter bilgileri dosyalara yedeklenir.

• Kebir: Oluşturulan Kebir Dosyası içerisinde "Büyük Deftere Ait" Xml, Büyük Defter Beratı ve Berat dosyasının Zip hali yedeklenir.
• XSLT: Bu dosya üzerinde oluşturulan Berat, Kebir ve Yevmiye xslt' leri bulunur.
• Yevmiye: Bu dosya üzerinde oluşturulan "Yevmiye Defterinin" Xml, Yevmiye Defter Beratı ve Berat dosyasının Zip hali yedeklenir.

Başlangıç Tarihi: Defter oluşturulacak Ayın ilk günü girilir. İlk Defter oluşturulurken Firma üzerinde girilen "Dönem Başlangıç" tarihi baz alınır ve belirtilen tarih otomatik olarak gelir. Defterler oluşturulduğunda son oluşturulan defter tarihinden devam eder.

Örnek: Aşağıdaki resimde 01.12.2014 ile 23.12.2014 tarihleri arasında defterler oluşturulmuştur. Sonraki Defter oluşturma işlemi başlatıldığında Tarih otomatik olarak 24.12.2014 olarak gelecektir.

Kurum Bilgileri: Kullanılan muhasebe programınız Logo ürünü ise "Logo Sys" üzerinden Defter oluşturulacak firmanın bilgileri girilmesi durumunda Orkestra E-Defter programı Defterler oluşturulurken bu bilgileri otomatik olarak alır. 

İş Yeri Bİlgileri

Firma bazında oluşturulan defterler üzerinde işyerleri (Şube) yazılmamaktadır. Oluşturulacak defterler üzerinde Şube bilgisinin görünmesi istenmesi durumunda İş yeri bilgileri girilmelidir.

İş Yeri No: Muhasebe programında kayıtlı olan İşyerinin numarası girilir. (1, 2, 3 gibi)

İşyeri Adı: Bu alana İşyerinin adı girilir.

İşlemlerin ardından oluşturulan defterler üzerinde girilen işyeri bilgileri doğrultusunda Şube adları yazılacaktır.

Mali Müşavir Bilgileri: Orkestra üzerinde Firma kartında bulunan Mali Müşavir Bilgileri bilgileri girilmiş ise bu alan otomatik olarak gelecektir. Ancak Mali Müşavir Bilgileri alanına herhangi bir bilgi girilmemiş ise Defterler oluşturulurken bu alanın elle doldurulması gerekmektedir.

Yevmiye Defteri ve büyük defter oluşturulduğunda "GİB'in Belirlediği" formatta bir not yazar.

Örnek: "01/01/2014 - 31/01/2014  arası ...... Firmasına ait Yevmiye Defteri" yada "01/01/2014 - 31/01/2014  arası ...... Firmasına ait Büyük Defter"

Notlar sekmesindeki "Yevmiye Defteri Notu ve  Büyük Defter Notu" alanlarına bilgi yazmanız halinde, oluşturulan defter kayıtlarınızda GİB'in istediği varsayılan açıklama değil sizin yazdığınız metin yer alır.

E-Defter'i Boyuta Göre Bölmek

Sisteme tek seferde yüklenecek dosya boyutu 200 MB ile sınırlı, eğer bu boyutu aşan dosya varsa parçalara ayrılıp gönderilebilir, her parçanın ayrı ayrı onayının alınması gerekir.

Bunun için yeni e-defter oluşturulurken "Seçenekler" kısmında "Dosya Parçalama Limiti" varsayılan olarak 200 MB olarak belirlenmiştir. Kullanıcılar isterlerse bu boyutu daha da küçültebilirler.