E-Defter Nasıl Gönderilir?

Orkestra E-Defter programı açıldığında "E-Defter İşlemleri" sekmesinden "Yeni Defter" butonuna tıklanır.

Açılan "E-Defter Hazırlık" ekranında oluşturulacak aya ait tarih bilgisi otomatik gelmektedir.

Örneğin en son Ocak ayı defteri oluşturup kayıt edilmişse "Yeni E-Defter" butonuna tıklandığında "Şubat ayına ait başlangıç ve bitiş tarihi otomatik" gelmektedir. Şubat ayı defteri oluşturulmadan "Mart ayı E-Defteri" oluşturulamaz.

Ekrandaki bilgiler kontrol edildikten sonra "İleri" butonuna tıklanarak işlemlere devam edilir.

Bu aşamada E-Defter dosyaları hazırlanmaktadır.

İlgili aya ait Muhasebe fiş sayısı ve Kebir sayısı "Yevmiye Defteri" başlığı altında kullanıcıya gösterilir. İlgili aya muhasebe fişleri kontrolü sistem tarafından otomatik olarak yapılır.

Aşağıdaki uyarıların çıkması durumunda;

İlgili muhasebe programının "Muhasebe Fişleri" listesi açılır ve hata mesajının başında yazan "Yevmiye Madde" numarasına sahip muhabe fişleri açılarak içerisinde gerekli değişiklikler yapılır.

E-Defter Hazırlık ekranında hata almayana kadar, ilgili muhasabe fişlerinde gerekli işlemler yapılır. Ekranınız, aşağıdaki örnek ekran görüntüsündeki gibi hatasız olduğunda "İleri" butonuna tıklanarak işemlere devam edilir.

E-Defter Önizleme ekranında oluşturulan "Yevmiye" ve "Büyük Defterin" önizlemesini yapabilirsiniz.

Oluşan defterlerin boyutu 10 MB'dan küçükse; direkt "Dosya Önizleme" butonuna tıklanarak dosyalar görüntülenebilir.

Ancak oluşturulan Yevmiye ve Büyük defterlerin boyutları 10 mb' dan büyük ise bu dosyalar "Orkestra E-Defter" programı içerisinde görüntülenemeyecektir.

10 MB'dan büyük dosyaları görüntülemek için; 

Dosya Önizleme butonunun yanında bulunan "Ok" simgesine tıklanır ve açılan listeden "Sistem Kabuğunda Aç" seçeneğine tıklanır.

İşlem yapılan E-Defter dosyası "Varsayılan Tarayıcınızda" açılacaktır. (Explorer, Mozilla Firefox, Chrome vb.)

oluşturulan E-Defter dosyalarının önizelemesinden sonra "İleri" butonuna tıklayarak işlemlere devam ediniz.

Mali Mühür seçim ekranına geldiğinizde henüz "Mali Mühürünüzü" takmamışsanız liste boş görürünecektir. Mali mührünüzü taktıktan sonra "Listeyi Güncelle" butonuna tıklayarak mührün listede görünmesini sağlayabilirsiniz.

Mali mühür seçildikten sonra ileri butonuna tıklanır ve mali mühür şifresi girilir.

E-Defter Dosya İmzalama ekranında oluşturulan "Yevmiye" ve "Büyük Defter" az önce seçilen Mali mühür ile imzalanır, Gelirler İdaresi Başlanlığının belirlediği "Şema" ve Şematron Kontollerinden" geçilir.

Son olarak imza kontrolü yapıldıktan sonra "İleri" butonuna tıklanır.

Gelen onay ekranında "Evet" butonuna tıklanır ve Defter dosyaları kaydedilir.

Son olarak bu ekran üzerinde de "Son" butonuna tıklanır ve E-Defter oluşturulur.

Defterler oluşturulduktan sonra son aşama olarak GİB’ e yüklenmesi ve Onaylı beratların GİB den sorgulanması gerekmektedir.

Defterler oluşturulduğunda “E-Defter İşlemleri” sekmesinde ilgili aya ait yeni bir kayıt oluşacaktır.  

Yevmiye Beratını GİB’ e Yükleme

1- E-Defter İşlemleri Sekmesinde yeni oluşan kaydı çift tıklayarak açınız.

2- Açılan ekranda “E-Defter Dosyaları” sekmesine geçiş yapınız.

3- E-Defter dosyaları sekmesinde  “Yevmiye Berat” dosyasını çift tıklayarak açınız.

4- Açılan berat dosyası üzerindeki bilgiler kontrol ediniz.

5- Ardından aşağıdaki örnek ekran görünütüsünde  "1" ile işaretlenmiş "GİB'e Yükle" butonuna tıklayarak oluşturduğunuz defterin yükleme işlemini başlatınız.

6- Mali Mühür Aygıt seçimi ekranında, "Mali Mühürü" seçildikten sonra ileri butonuna tıklayınız ve şifresini giriniz.

7-GİB'e Berat Yükle ekranında "Dosya durumu Veritabanında Güncelleniyor" mesajıını gördükten sonra "SON" butonuna tıklayınız ve ekranı kapatınız.

GİB Onaylı Yevmiye Beratını GİB’ den Sorgulama

Yevmiye Berat dosyasını Yüklendikten sonra "GİB'e Yükle" butonu pasif olacaktır.

Berat ekranını kapatmadan 2 numara ile işaretlenen "GİB'den Sorgula" butonuna tıklanır. Bu işlem ile GİB'e yüklenen berat dosyasının, GİB onayı "Web Servis" aracılığla indirilerek sisteme kayıt edilir.

Ekranda "İçeri Alma İşlemi Tamamlandı" mesajını gördükten sonra "Son" butonuna tıklayarak ekranı kapatınız.

Aynı işlemleri "Büyük Defterin Berat" dosyası için de yapmayı unutmayınız.