Her sürecin bir başlangıcı olmak zorundadır. Ve eklenen Başlangıç adımı mutlaka başka bir süreç adımına bağlanmalıdır. Oluşturacağınız süreç şemasına "Başlangıç" eklemek için; 1- Ekranın sağ tarafında bulunan araçlardan "Başlangıç"a tıklayın ve tasarım alanınızda istediğiniz yere bırakın. Süreciniz başlangıç adımından başlayacaktır. Eklemeler sırasında herhangi bir yeri eksik bırakır yada hatalı bir bağlantı yaparsanız sistem sizi uyaracaktır.
Her sürecin bir başlangıcı olduğu gibi en az bir tane de bitişi olmak zorundadır. Süreç elemanlarının hepsi önce sağ taraftan tıklanarak seçilir ve daha sonra tasarım alanına bırakılır. Daha sonra sürükle-bırak yöntemiyle istenilen şekilde yerleştirme yapılır.
Her bitiş elemanının kendine özgü özellikleri bulunmaktadır. Herhangi bir bitiş adımına "Bitiş Yöntemi" olarak "Adımları Beklemeden Sonlardır" seçebilirken, diğer bitiş adımına "Tüm Adımlar Tamamlanınca" seçebilirsiniz.
Adımları Beklemeden Sonlardır: Süreç içerisinde birden fazla bitiş elemanı varsa ve siz özelliklerini güncellediğiniz bitiş adımına kadar olan görevlerin tamamlanması durumunda sürecin tamamlandığını düşünüyorsanız bu özelliği seçmelisiniz.
Tüm Adımlar Tamamlanınca: Süreç içerisinde birden fazla bitiş adımı varsa ve sizin için sürecin bitmesi demek, süreç içerisindeki tüm görevlerin bitmiş olması demekse bu özelliği işaretlemelisiniz.
Süreç şemasına başlangıç ve bitiş elemanları eklendikten sonra sürecin çalışabilmesi için görev eklenmesi gerekmektedir. Süreçler birden fazla görevden oluşmaktadır. Her bir görevin işlem tipi özellikleri birbirinden farklı olabilir. Başlangıç elemanları görevlerle, görevler ise başka görevlerle süreç bağlantısı elamanıile ilişkilendirilir. Süreç içerisine istenilen sayıda görev elemanı eklenebilir.
Bir iş süreci her zaman yukarıdan aşağıya doğru düz bir şekilde akmaz. Bazen şemanın belirli koşullarda bir yöne, başka bir koşulda ise başka bir yöne akmasını isteriz. Bu durumlarda geçiş kapısı bize yardımcı olmaktadır.
Geçiş Kapısı Nedir?
Geçiş kapısı, sürecin ilerleyişi ile ilgili karar noktalarıdır. Kavşaklarda tipik süreç adımlarındaki gibi yapılacak işlemler yerine, alınacak kararlar vardır.
Her bir süreç kavşağı için şunların tanımlanmış olması beklenir.
Geçiş kapısına kadar gelen görev adımları, burada belirlenen tetikleme yöntemi ve tamamlama koşullarına göre devam eder. Çıkış Bağlantılarını Tetikleme: Koşula Uyan İlk Bağlantı: Görevden çıkan oklarda tanımlanan koşullar doğrultusunda, koşula uyan ilk bağlantının sağlanması durumunda sürecin o yönde devam etmesine olanak sağlar. Koşula Uyan Tüm Bağlantılar: Görevden çıkan oklarda tanımlanan bağlantılardan, sadece geçiş kapısına uyanların geçmesine olanak sağlanır. Paralel Koşulsuz Tümü: Görevlerden çıkan oklara hangi koşul verilmiş olursa olsun, hiçbiri önemsemeden tüm görevlerin geçiş kapısından geçmesi sağlanır.
Girdilerden Biri: Geçiş kapısına gelen tüm bağlantılardan herhangi birinin koşulu sağlanması durumunda görev geçiş kapısından geçer ve sürecin devam etmesini sağlar. Girdilerin Tümü: Geçiş kapısına gelen tüm bağlantıların koşullarını sağlamasını bekler, tüm koşullar sağlandıktan sonra görev geçiş kapısından geçer ve sürecin devam etmesini sağlar.
Örnek: Geçiş kapısına gelen 4 bağlantıdan 2’ sinin koşulu sağlaması durumunda görevin geçiş kapısından geçmesini istersek bu özelliği kullanmamız gerekir.
Süreç çizimine eklenen her eleman birbirine bağlamak zorundadır. (Süreç Bağlantısı olmayan görevler, yayınlama sırasında kulanıcıyı uyarmaktadır) Böylece boşta kalan bir görev olmayacak ve süreciniz duraksamadan ilerleyecektir. Eklediğiniz her eleman üzerinde "Süreç Bağlantısı" bulunmaktadır. (aşağıdaki ekran görüntüsünde sarı ile işaretlenmiştir.) Süreç elemanları üzerindeki bağlantılar yerine, ekranın sağ tarafında bulunan araçlardan "Süreç Bağlantısını" seçerek aynı işlemleri yapabilirsiniz. Gerektiği durumlarda süreç bağlantılarına özellikler ekleyebilirsiniz. Bunun için bağlantı oklarına çift tıklayarak özellik ekranını açınız. Bağlantı koşulu alanına betik yazmanız gerekmektedir. Örneğin; Onay süreç adımınında, formu onaylanırsa A Görevine , Formu Onaylamazsanzız B Görevine geçiş yapılarak işlemlere devam edilsin isitiyorsunuz. Bunun için yapmanız gereken bir görevden 2 tane bağlantı çıkararak 2 farklı görev oluşturmalısınız. Çıkarttığınız oklardan birisine tıklayarak aşağıdaki kodu yazabilirsiniz. Onay değeri 1'e eşit olan ile devam edilsin... Betik yazımı ile ilgili detaylı bilgi için tıklayınız. Onay Süreç Adımı hakkında detaylı bilgi için tıklayınız.
Firmanıza ait bir süreç çizimini oluştururken, bazı durumlarda görev adımları üzerine "Zaman Sınırlayıcı" ekleyebilirsiniz. Zaman sınırlayıcı, bağlı olduğu görev adımını kendi özelliklerine göre çalıştırır.
Zaman sınırlayıcıyı görev üzerine eklemek için;
- İlgili elaman sayfanın sağında bulunan alandan seçilir.
- Eklenmek istenilen görevin üzerine bırakılır. (Görev üzerinde herhangi bir yere sürükle-bırak yöntemiyle taşınabilir)
Zaman Sınırlayıcı Özellikleri
Görev üzerine eklenen zaman sınırlayıcının çalışabilmesi için özelliklerinin belirlenmesi gerekmektedir. Zaman sınırlayıcının üzerine çift tıklayarak özelliklerini açınız.
Süreç Adımını Tamamla/İptal Et: Zamanlayıcının eklendiği süreç adımından çıkan oklar varsa bu okların devam etmesi yada iptal edilmesi işleminin belirlendiği yerdir.
Görev Adımını
Üst Merciye Taşı: Zamanlayıcının eklendiği görev adımı, zamanlayıcıda belirlenen zamanda tamamlanmazsa, ilgili görev adımında belirtilen eskolasyona göre üst merciye (yöneticisi, personel, süreç değişkeni vb.) atanır. Görev üst merci tarafından devam ettirilir.
İptal Et: Zamanlayıcının eklendiği görev adımı zamanlayıcıda belirlenen zamanda tamamlanmazsa, sistem tarafından otomatik "İptal Edilir".
Başarısız Olarak İşaretle: Zamanlayıcının eklendiği görev adımı zamanlayıcıda belirlenen zaman diliminde tamamlanmazsa, sistem tarafından "Başarısız Olarak" tamamlanır.
Tamamla: Zamanlayıcının eklendiği görev adımı zamanlayıcıda belirlenen zaman diliminde tamamlanmazsa, sistem tarafından otomatik olarak "Tamam"lanır.
Zamanlayıcı Başlagıcı
İşlem Başladığında: Zaman Sınırlayıcının çalışması için ilgili görevde işlemin başlaması olması gerekmektedir.
Örneğin sürecin 3. adımına Zaman Sınırlayıcı eklediniz. 3. işlemin çalışma sırasında geldiğinde "Zaman Sınırlayıcıda" belirtilen süre içerisinde (30 dakika, 1 saat, 2 hafta vb.) görevin tamamlanması beklenir. Görev bu süre içerisinde tamamlanmaz ise süreç adımı ve görev adımı seçilen özelliklere göre devam eder. (iptal et, tamamla, başarısız olarak işaretle vb.)
Süreç Başladığında: Zaman Sınırlayıcının çalışması için sürecin başlamasıyeterlidir. Örneğin sürecin 3. adımına Zaman Sınırlayıcı eklediniz. Süreç Başlatıldığı an Zaman sınırlayıcı çalışır.
Bütün zamanlayıcı özelliklerinde belirli bir süreyi nokta atışı verebilir (3. dakika, 5. gün, 2. hafta, 4. ay vb.) yada öncesi ve sonrası seçeneklerini kullanabilirsiniz. Zaman sınırlayıcı da çoğunlukla belirli bir zamanın sonrası işaretlenir. Ama bazı özel durumlarda, 2 ay sonrası 5 saat öncesi yada 3 ay sonrası 30. dakika gibi tanımlamalar yapılmak istenebilir. Bu durumlarda dikkat edilmesi gereken noktalar vardır. Örneğin şu an tarihin 24.06.2013 15:27 olduğunu varsayalım. Dakika alanına; "26. dakika" seçmeniz durumunda sistem uyarı verecektir. 27,28, 29 gibi şu an içineb uludnuğunuz saat dilimindeki dakika baz alınır. Aynı şekilde gün alanına; 23.gün gibi bir tanımlama yapmak isterseniz yine sistem sizi uyaracaktır. Dakika: Zamanlayıcının dakika cinsinden çalışması için kullanılır. (20.dakika, 45 dakika sonrası vb.) Saat: Zamanlayıcının saat cinsinden çalışması için kullanılır. (5 saat sonrası vb.) Gün: Zamanlayıcının gün cinsinden çalışması için kullanılır. (10 gün sonrası vb.) Hafta: Zamanlayıcının hafta cinsinden çalışması için kullanılır. (3 gün sonrası vb.) Ay: Zamanlayıcının ay cinsinden çalışması için kullanılır. (2 ay sonrası vb.) Yıl: Zamanlayıcının yıl cinsinden çalışması için kullanılır.
Oluşturulan sürecin başlatılabilmesi için kayıt işleminden sonra "Yayınlanması" gerekmektedir. Yayınlanmayan hiçbir süreç çalıştırılmaz. Oluşturulan sürecin 3 farklı yayınlama durumu vardır. Sürecin yayınlama durumunun Tasarım Geliştirme / Test Aşamasında seçilmesi sürecin sürüm sayısını etkilemez. Sürecin yayınlama durumunun Devreye Alındı seçilmesi, süreç her çalıştırıldığında sürüm sayısının artmasını sağlar. Devreye Alındı olarak 1 kere çalıştırılan süreçler "Süreç Kayıtları" ekranından da tekrar çalıştırılabilir.
Sürecin başlatılabilmesi için kayıt işleminden sonra yayınlanması hemen sonrasın da "Çalıştırılması" gerekmektedir. Çalıştırma işleminden sonra süreç adımları sırasıyla başlatılır.
Kod/ Açıklama Oluşturulan sürece ait isimlendirmenin yapılacağı alandır. Kod ve Açıklama kısmına istenilen uzunlukta metin yazılabilir.
İçerik Anahtarı: Her kayıt içinfarklı, sistem tarafından oluştuurlan kodur. Değiştirilemez.
Süreç Yöneticisi: Süreç yönetisi bir personel olmak zorundadır. Seçeceğiniz kişiyi "Personeller" listesinden seçebilirsiniz. Süreç içerisinde tanımlanan görevler personellere gönderilirken, "Görevi Başlatan" alanında Süreç yöneticisi görüntülenmektedir.
Süreç Yöneticisi, sürecin bütünü konusunda bilgi sahibidir ve sürecin bütününü yönetir. Süreç sonuçlarını değerlendirerek bu sonuçlardan en çok etkilenen müşterilerini tanıyan, beklentilerini takip eden ve süreç çıktılarından birinci dereceden sorumlu olan kişilerdir.
Süreç Sahibi: Süreçler değişik aşamalardan oluştuğundan, farklı departmanlar yürütülmektedir. Departmanlar arası engeller ve kopukluklar süreç performansını olumsuz yönde etkileyebilir. Bu olumsuzluğum ortaya çıkmasını engellemek için amacıyla bütün sürecin sorumluluğu bir role ait kişilere verilmelidir.
Süreç sahibi bir "Personel Rolü" olmak zorundadır. Süreç içerisinde eskolasyon kullanacağınız zaman "Görev Ataması" için "Üst Merciyi" seçtiğinizde; görevli personelin üst yöneticisi yoksa eğer; ilgili görev "Süreç sahibine" yönlendirilir.
Süreç içerisinde kullanıcıların ithiyacı olan tüm bilgiler değişkenler kullanılarak dışarıya verilebilir. Bundan dolayı değişkenlerin doğru tanımlanması önemlidir. Süreç değişkenleri sekmesinde yeni değişkenler oluşturabilir, oluşturduğunuz değişkenleri güncelleyebilir yada silebilirsiniz.
Değişkenler hakkında daha detaylı bilgi için tıklayınız.
Süreç kayıt edildiğinde süreç olaylarında "Süreç Başlarken" olayı otomatik oluşturulmaktadır. İlgili kaydı açarak içerisinde betik yazımı ile kurallar tanımlayabilirsiniz.
Süreç içerisinde yapılan her değişiklik sonrası sürecin başlatılabilmesi için öncelikle yayınlanması gerekmektedir. Sürece ait yayınlanan sürüm bilgileri ve yayın zamanları burada yer almaktadır.
English
Français
Deutsch
Italiano